Jauna komandējuma pieteikuma izveidošana

Komandējumu parasti piesaka pats komandētais, taču komandējumu pieteikumus iespējams veidot arī vienam darbiniekam par citiem darbiniekiem vienā vai vairākās struktūrvienībās. Šim nolūkam Horizon jānodefinē attiecīgi apstiprinātāji: Apstiprinātāja ievadlogā (Pamatdati -> Uzņēmums -> Apstiprinātāji) laukā Administratīvā struktūrvienība jānorāda nepieciešamā administratīvā struktūrvienība un Tips ir jānorāda "Komandējumu pieteikšanai" - šis apstiprinātājs varēs pieteikt komandējumus par norādīto struktūrvienību, kā arī par tās struktūrvienības apakšstruktūrvienībām, kas atrodas hierarhiski zem norādītās, darbiniekiem. Horizon Web, piesakot komandējumu, laukā Komandētais attiecīgi tiks piedāvāti darbinieki atbilstoši apstiprinātājam atļautajām struktūrvienībām.

Ja vienam darbiniekam jāveido komandējumi par darbiniekiem paralēlās struktūrvienībās, tad jāveido apstiprinātāji katrai šai struktūrvienībai.

Ja vairāki darbinieki drīkst pieteikt komandējumus par vienu un to pašu struktūrvienību, tad katram darbiniekam jāveido apstiprinātājs.

Ja uzņēmumā komandējumus piesaka tikai katrs darbinieks pats sev, tad šo funkcionalitāti neizmanto.

Jaunu komandējuma pieteikumu veido no Komandējumu pieteikumu saraksta.

Izvēlne: Pieteikumi -> Komandējuma pieteikumi.

Nospiež pogu un no piedāvātajiem komandējuma dokumentu tipiem izvēlas nepieciešamo:

Tiek atvērts Komandējuma pieteikuma ievadlogs, kas sastāv no vairākām ar virsrakstiem nodalītām sadaļām: Komandējuma dokumenta tipa nosaukums, Detalizācijas tabulu kopsummas, Valstis, Plānotie izdevumi (informatīvi), Avansam nepieciešamās summas, Piezīmes un Failu pielikumi.

Sākot no sadaļas Valstis, sadaļas tiek attēlotas paslēptā veidā un ir atveramas, noklikšķinot uz ikonas . Atvērto sadaļu var atkal paslēpt, noklikšķinot uz ikonas .

Sadaļā jāaizpilda vispārējā informācija par komandējumu.

Pieejami šādi ievadlauki:

Numurs	Komandējuma pieteikuma numurs. Ja dokumenta tipam ir piešķirts numerators, tiek piedāvāts automātiski, pretējā gadījumā aizpilda manuāli.
Statuss	Jaunam pieteikumam statuss ir Sagatave. Tiek piešķirts automātiski, nav labojams.
Dokumenta datums	Dokumenta ievades datums. Tiek piešķirts automātiski, nav labojams.
Datums no	Datums, no kura sākas komandējums.
Datums līdz	Datums, līdz kuram ilgst komandējums.
Izbraukšanas datums	Laukā iespējams norādīt datumu, kas nosaka, ka uz komandējuma vietu iespējams doties pirms komandējumā noteiktā laika.
Atgriešanās datums	Laukā iespējams norādīt datumu, kas nosaka, ka atgriezties no komandējuma iespējams pēc komandējumā noteiktā laika.
Kalendāro dienu skaits	kalendāro dienu skaits, tiek aprēķināts un aizpildās automātiski no laukos Datums no - līdz norādītā komandējuma laika perioda.
Komandētais	Darbinieks, kurš dodas komandējumā: vārds, uzvārds, informācijai redzams komandētās personas pamatslodzes amats. Laukā pēc noklusēšanas tiek piedāvāts darbinieks, kurš pieslēdzies pašapkalpošanās sistēmai.
Komandējuma mērķis	Komandējuma mērķis. Lauku iespējams aizpildīt, izvēloties ierakstu no definētajiem mērķiem (ja tādi tiek piedāvāti) vai manuāli.
Pamatojums	Komandējuma pamatojums. Lauku iespējams aizpildīt, izvēloties ierakstu no definētajiem mērķiem (ja tādi tiek piedāvāti) vai manuāli .
Apdrošināšana	iespējams atzīmēt, vai komadējumam ir nepieciešama apdrošināšana.
Dimensijas	pieejamās dimensijas atkarīgas no konfigurācijas Horizon uzskaites parametros (Sistēma -> Uzstādījumi -> Uzskaites parametri -> Komandējumi). Aktivizēto dimensiju vērtības var izvēlēties no saraksta izvēlnes. Dimensiju iespējams dzēst rindas rediģēšanas režīmā, nospiežot pogu .

Pieejamas pogas (ja vien attiecīgajai lietotāja lomai nav veikti speciāli uzstādījumi, kas noslēpj šīs pogas):

- poga - tiek atvērts apskatei saraksts ar pieteikuma vēsturi (kolonnas ir atbilstošas Horizon uzstādītajam saraksta izskatam).

- poga - iespējams skatīt pieteikuma apstrādes rezolūciju vēsturi (kolonnas ir atbilstošas Horizon uzstādītajam saraksta izskatam).

Valstu sarakstā norāda valstis, kuras plānots apmeklēt komandējuma laikā un papildinformāciju.

Lai aizpildītu informāciju, jānospiež

Komandējuma tipam Iekšzemes tiks piedāvāta tikai Latvija (komandējuma pieteikuma tipi Iekšzemes/Ārvalstu tiek norādīti Horizon, skat.Komandējuma pieteikuma dokumenta tips).

Sarakstā aizpildei pieejami ievadlauki:

Valsts	valsts, kuru apmeklēs komandējuma laikā - izvēle no lejupkrītošā saraksta. Ja komandējuma laikā tiek apmeklētas vairākas valstis, informācija par katru valsti tiek ievadīta atsevišķā rindiņā.
Pilsēta	izvēlei tiek piedāvātas tikai tās pilsētas, kurām piesaistīta attiecīgā valsts (attiecīgais klasifikators tiek uzturēts Horizon). Laukā ir iespējams manuāli ierakstīt pilsētu, ko nepiedāvā klasifikators, taču no Horizon WEB pieteikuma klasifikators netiks papildināts.
Datums no	sākuma datums, kad ierodas attiecīgajā valstī.
Datums līdz	beigu datums, līdz kuram uzturas attiecīgajā valstī. Ja komandējuma ietvaros tiek apmeklētas vairākas valstis, diena, kad notiek pārbrauciens, tiek norādīta pret to valsti, uz kuru komandētais dodas (nevis pret to valsti, no kuras izceļo). Komandējuma pēdējā diena tiek norādīta pret valsti, no kuras ieceļo Latvijā (nevis Latvija).
Dienas naudas veids	dienas naudas veida izvēle no lejupkrītošā saraksta . Ja komandējuma pieteikuma dokumenta tipā Horizon pusē noklusēti ir norādīts dienas naudas veids, tas šeit tiek attēlots automātiski.
Dienas naudas likme	izvēloties valsti, dienas naudas likme aizpildās automātiski pēc rindas apstiprināšanas ar pogu , atbilstoši Horizon sistēmā ievadītajam Dienas naudu klasifikatoram. Lauks nav labojams.
Valūta	izvēloties valsti, dienas naudas valūta tiek attēlota automātiski pēc rindas apstiprināšanas ar pogu . Lauks nav labojams.
Piezīmes	var ievadīt komentārus.
Mērķa valsts	pieejama izvēles rūtiņa, kuru atzīmējot, tiek uzdota komandējuma mērķa (jeb galvenā) valsts. Par mērķa valsti var atzīmēt tikai vienu rindu. Tabulas pirmā rinda automātiski tiek atzīmēta kā Mērķa valsts, ja pēc tam tiek atzīmēta kāda cita rinda, tad pirmajā rindā atzīme tiek noņemta.
Viesnīcas izmantošana	izvēles rūtiņa automātiski ir atzīmēta.
Dimensijas	pieejamās dimensijas atkarīgas no konfigurācijas Horizon uzskaites parametros (Sistēma -> Uzstādījumi -> Uzskaites parametri -> Komandējumi). Aktivizēto dimensiju vērtības var izvēlēties no saraksta izvēlnes. Dimensiju iespējams dzēst rindas rediģēšanas režīmā, nospiežot pogu .

Pēc rindiņas aizpildes jānospiež , rindiņa tiek saglabāta.

Nospiežot , rindiņā ievadītā informācija tiek atcelta.

Saglabāto rindiņu iespējams labot, nospiežot pogu un dzēst, nospiežot pogu .

Jaunu rindiņu pievieno, nospiežot pogu .

Sadaļā iespējams norādīt plānoto izlietojumu pa izdevumu veidiem. Plānoto izdevumu veidus un summas ir iespējams izmantot sagatavotajos rīkojumos. Datu ievade nav obligāta, tiem ir informatīva nozīme. Ja šo daļu aizpilda, tad to vēlams darīt pirms avansa summu aizpildes, lai pēc tam šīs summas varētu automātiski iekļaut avansu sarakstā.

Lai aizpildītu informāciju, jānospiež

Aizpildīšanai pieejami lauki:

Izdevumu veids	izvēlas no izdevumu veidu saraksta.
Summa	plānotā izdevumu summa (nav obligāti jānorāda).
Summa avansā	plānotā izdevumu summas daļa, kas nepieciešama izmaksai avansā - aizpilda, ja tāda ir nepieciešama.
Valūta	plānotās izmaksas summas valūta - izvēlas no valūtu saraksta, kas spēkā uz pieteikuma datumu.
Summa uzskaites valūtā	aizpildās automātiski, nospiežot pogu , laukā Summa ievadīto summu pārrēķinot uzskaites valūtā uz pieteikuma datumu (ECB kurss)
Summa avansā uzskaites valūtā	aizpildās automātiski, nospiežot pogu , laukā Summa avansā ievadīto summu pārrēķinot uzskaites valūtā uz pieteikuma datumu (ECB kurss)
Uzskaites valūta	uzskaites valūta, aizpildās automātiski, nospiežot pogu .
Sedz cits	atzīmē, ja izmaksas nesedz pati iestāde/uzņēmums.
Dimensijas	pieejamās dimensijas atkarīgas no konfigurācijas Horizon uzskaites parametros (Sistēma -> Uzstādījumi -> Uzskaites parametri -> Komandējumi). Aktivizēto dimensiju vērtības var izvēlēties no saraksta izvēlnes. Dimensiju iespējams dzēst rindas rediģēšanas režīmā, nospiežot pogu . Ja nepieciešams mainīt aktivizēto dimensiju kādam izdevumu veidam, tad konkrētajam izdevumam vajadzīgās dimensiju vērtības jāizvēlas no saraksta izvēlnes. Ja kādam no izdevumu veidiem nepieciešams norādīt vairākus dimensiju komplektus, tad manuāli var pievienot papildu rindiņas ar jau esošu izdevumu veidu, tam norādot citas dimensijas vērtības.

Pēc rindiņas aizpildes jānospiež , rindiņa tiek saglabāta.

Nospiežot , rindiņā ievadītā informācija tiek atcelta.

Saglabāto rindiņu iespējams labot, nospiežot pogu un dzēst, nospiežot pogu .

Jaunu rindiņu pievieno, nospiežot pogu .

Plānoto izdevumu sadaļas pozīcijas, kurām aizpildītas summas, būs iespējams ievietot Avansam nepieciešamo summu sadaļas sarakstā, nospiežot tajā pogu . Līdz ar to nav nepieciešama atkārtota vienu un to pašu summu aizpildīšana arī avansu sadaļā.

Kad dati ir ievadīti, komandējuma pieteikumu var saglabāt, bet vēl nepieteikt, nospiežot pogu . Pieteikums tiek saglabāts ar statusu Sagatave un to būs iespējams atvērt atkārtoti no Komandējumu pieteikumu saraksta, lai papildinātu vai labotu.

Kad komandējuma pieteikumā ir norādīta visa zināmā informācija, to piesaka, nospiežot pogu . Pieteikumam automātiski tiek izveidots Komandējuma pieteikuma apstiprināšanas uzdevums, kurš tiek nosūtīts saskaņošanai/apstiprināšanai, atbilstoši sistēmā noteiktajam komandējuma pieteikuma apstrādes scenārijam.Ja Apstiprināšanas uzdevuma izveide ir jāapstiprina, tad uz ekrāna tiek atvērts logs Apstiprināšanas uzdevuma nākošā etapa saskaņotājs, skatīt Apstiprināšanas uzdevuma izveides apstiprināšana.

Ja Apstiprināšanas uzdevuma izveide nav jāapstiprina, tad uz ekrāna būs redzams komandējuma pieteikums, kuram statuss ir mainījies uz Pieteikts. Pieteikums būs pieejams Komandējumu pieteikumu sarakstā tikai skatīšanās režīmā - pieteikuma lauki vairs nebūs labojami, taču būs iespējama Avansa rindu papildināšana.

Pieteikumu ir iespējams atcelt, nospiežot pogu (poga pieejama pēc pieteikuma saglabāšanas).

Tālāk iespējams izvēlēties izvēlni citām darbībām vai iziet no sistēmas.